19.03.2025

Onnistuneen kokous- tai tiimipäivän muistio

Näin suunnittelet tehokkaan ja elämyksellisen päivän työyhteisöllesi

1. Kokouspäivän tavoitteiden määrittely

Ennen kokouspaikan varaamista on tärkeää kirkastaa tilaisuuden tarkoitus ja tavoite. Mitä kokouksessa halutaan saavuttaa? Kenelle päivä on suunnattu? Onko kyse strategisesta työskentelystä, tiimihengen vahvistamisesta vai uuden toimintasuunnitelman laatimisesta?

Selkeä tavoite auttaa rakentamaan ohjelman, joka palvelee osallistujia ja tukee haluttua lopputulosta. Konkreettisia keinoja tavoitteen määrittelyyn:

  • Laadi päivän pääviesti ja aseta selkeät odotukset osallistujille
  • Mieti, millainen työskentelymuoto tukee tavoitteita: perinteinen kokous, työpajat, ryhmäkeskustelut vai hybridimalli
  • Päätä, miten kokouksen tuloksia seurataan ja miten ne viedään käytäntöön

2. Valitse oikea ympäristö kokoukselle tai tiimipäivälle

Kokouspaikan valinta vaikuttaa suoraan tilaisuuden tunnelmaan ja osallistujien keskittymiskykyyn. Hyvä tila mahdollistaa keskittyneen työskentelyn, mutta tarjoaa myös rentouttavia puitteita tauoille ja keskusteluille.

Huomioi kokouspaikkaa valitessasi:

  • Tilojen muunneltavuus eri ryhmäkokoja ja työskentelymuotoja varten
  • Tekniset ratkaisut, kuten äänentoisto, projektorit ja nopea internet-yhteys
  • Miljöön vaikutus osallistujien inspiroitumiseen ja vuorovaikutukseen
  • Majoitusmahdollisuus, jos tapahtuma kestää yli päivän

3. Hybridikokous vai perinteinen lähikokous?

Jos osa osallistujista liittyy kokoukseen etänä, on tärkeää varmistaa, että hybridimalli toimii sujuvasti.

Keskeisiä huomioita hybridikokouksen suunnittelussa:

  • Laadukas tekninen toteutus: hyvä äänentoisto, toimivat videoyhteydet ja selkeä mikrofoni- ja näyttöjärjestely
  • Osallistujien aktivointi: etäosallistujille kannattaa varata rooleja ja mahdollisuus osallistua keskusteluun tasavertaisesti
  • Hybridiaikataulu: riittävät tauot ja selkeä ohjelma, jotta kaikki pysyvät mukana

4. Aikataulu tukee tehokkuutta ja jaksamista

Selkeä aikataulu helpottaa päivän kulkua ja varmistaa, että kaikki olennaiset asiat ehditään käsitellä. Liian tiivis ohjelma voi uuvuttaa osallistujat, mutta liiallinen väljyyys voi hajottaa keskittymisen.

Hyvässä kokouspäivän aikataulussa huomioidaan:

  • Riittävä aika keskeisille keskusteluille ja päätöksenteolle
  • Tauot, jotka antavat tilaa ajatusten jäsentelyyn
  • Mahdollisuus virkistäytymiseen, kuten lyhyt kävely tai muu aktiviteetti
  • Päivän päättäminen selkeästi ja yhteenvetoon panostaen

Billnäsin ruukki, tunti Helsingistä.

5. Kokouspaikan vaikutus yrityksen brändiin ja kulttuuriin

Yrityksen valitsema kokouspaikka kertoo paljon sen arvoista ja kulttuurista. Onko organisaatio panostanut vastuullisuuteen, hyvinvointiin tai perinteisiin? Kokousympäristön tulisi tukea yrityksen imagoa ja sitä, millainen viesti halutaan välittää henkilöstölle tai sidosryhmille.

  • Historiallinen miljöö viestii perinteitä ja jatkuvuutta
  • Luonnonläheisyys tukee hyvinvointia ja vastuullisuutta
  • Huolellisesti suunnitellut tilat kertovat tehokkuudesta ja ammattimaisuudesta

6. Ruokailu ja tarjoilut tukevat jaksamista

Ravitseva ja monipuolinen ruokailu on olennainen osa onnistunutta kokouspäivää. Hyvin suunnitellut ateriat ja taukotarjoilut auttavat ylläpitämään energiatasoa ja keskittymistä koko päivän ajan.

  • Monipuolinen aamiainen auttaa aloittamaan päivän virkeänä
  • Kevyet mutta ravitsevat lounasvaihtoehdot tukevat keskittymistä
  • Iltapäiväkahvitauko tarjoaa hetken hengähdyksen
  • Iltaisin yhteinen illallinen voi vahvistaa tiimihenkeä

7. Kokouspaikan yhteyshenkilö varmistaa sujuvuuden

Onnistuneen tilaisuuden takana on huolellinen ennakkosuunnittelu ja käytännön järjestelyt. Kokouspaikan yhteyshenkilö toimii linkkinä tilaisuuden järjestäjän ja paikan palveluiden välillä.

  • Aikataulujen ja yksityiskohtien läpikäynti etukäteen
  • Mahdollisten teknisten haasteiden ennakointi ja ratkaisu

8. Selkeät saapumisohjeet vähentävät häiriöitä

Vaivaton saapuminen kokouspaikalle luo hyvän ensivaikutelman ja varmistaa, että päivä alkaa sujuvasti.

  • Etukäteen toimitetut saapumisohjeet ja parkkipaikkatiedot
  • Mahdollisuus yhteiskuljetukseen, jos ryhmä tulee kauempaa
  • Kokouskoordinaattori vastaanottamassa osallistujat

9. Miten varmistetaan, että päätökset johtavat toimintaan?

Usein kokouksessa saadaan aikaan hyviä päätöksiä, mutta niiden toimeenpano jää puutteelliseksi.

  • Dokumentoi tehdyt päätökset ja jaa ne osallistujille
  • Määrittele vastuuhenkilöt ja aikataulut toteutukselle
  • Varaa seurantapalaveri, jossa käydään läpi eteneminen ja mahdolliset haasteet

Pyydä tarjous kokous- tai virkistyspäivästä – suunnittelemme juuri teille sopivan paketin!