Kokousjärjestelyjen laatu näkyy työn tuloksissa

”Olipas tämä hyvä kokous”, nämä sanat ovat jokaisen kokousjärjestäjän paras palkinto. Meistä jokaisella on kokemuksia kokouksista, jotka jättävät merkin vain allakkaan. Asiat saati sitten yhteisymmärrys eivät etene. Ympäristö ei tue positiivista kehitystä.

400-vuotiaan kulttuurimaiseman keskellä sijaitseva Billnäsin ruukki tarjoaa tyylikkäät ja inspiroivat tilat kokouksiin. Täällä on tehty vuosisatoja Suomen teollisuuden merkityksellisiä päätöksiä. Noilla päätöksillä on rakennettu hyvää suunnittelua, käytännöllisyyttä ja menestystä jo vuodesta 1641.

Olemme keränneet oheen ajatuksia Billnäsin Ruukin kokousasiakkaiden näkemyksistä ja kokemuksista. Toivottavasti niistä on hyötyä myös oman organisaatiosi innostamiseen ja entistä laadukkaampaan kokoustyöskentelyyn.

Asialista

Toimita jokaiselle kokoukseen osallistujalle asialista etukäteen. Samalla varmistat, että tarvittavat asiat tulevat käsitellyiksi ja kokous etenee johdonmukaisesti.

Kesto tavoitteiden mukaan

Palaveri keskeyttää aina työnteon ja työtehtävien etenemisen. Kokouksen pituus ei ole ratkaiseva, vaan se, että se on laadukas, siihen osallistuu oikeat henkilöt ja se edistää sille asetettuja tavoitteita. Pienempi määrä parempia kokouksia vapauttaa aikaa tuottaviin asioihin.

Keskustelut ja mielipiteet

Mitä enemmän keskustelua ja erilaisiin kokemuksiin perustuvia mielipiteitä tuodaan esiin, sitä paremmin kokoukseen osallistuneet sitoutuvat yhdessä tehtäviin päätöksiin. Rohkaise kokouksen vetäjänä osallistujia kertomaan kantansa, kysy näkökulmia, haasta osallistujia tai järjestä parikeskusteluja. (Ratkaisevaa on myös se, kuka aloittaa keskustelun, se määrittää keskustelun suunnan ja sävyn.)

Tauot, tiimiaktiviteetit ja illallinen

Virallisen kokousohjelman lisäksi asioita käsitellään aina myös vapaamuotoisesti ilman agendaa. Kaikille tiimeille tekee hyvää meloa kanooteilla tai saunoa luonnon helmassa. Parhaat ideat ja luottamus yhteisiin tavoitteisiin syntyvät yhdessäolosta varsinaisen kokouksen yhteydessä.

Kohti onnistunutta isoa kokousta

Kokouksen ennakkosuunnitelulla on isommissa kokoontumisissa entistä tärkeämpi merkitys. Kokouskulttuurin muuttamisesta ja yhdessä työskentelyn tavoitteesta on hyvä viestiä organisaatiossa etukäteen. Moni suomalainen kokee, että liian nopeasti koolle kutsuttuja ja lopulta ajankäytön kannalta hedelmättömiksi osoittautuvia kokouksia on liikaa.
Hyvin valmisteltuja kokouksi kehutaan työyhteisöissä, kotona ja tuttavapiirissä. Parhaat palutteet saadaan kokouksista, joissa yhdistyy laadukas valmistelu ja inspiroiva ympäristö sekä oheisohjelma. Etätyön yleistyttyä ammattilaisten vaatimustaso kokouksia kohtaan on kasvanut entisestään. Samalla kaikkia sosiaalisia tilaisuuksia ja niiden järjestelyjä luetaan entistä tarkemmin.  

Vielä ehdit hyödyntämään kevään kokoustarjouksen:

2 päivän kokouspaketti 199€/hlö