Onnistunut kokous jää mieleen ja vaikuttaa pitkään – katso vinkit

Tässä vinkkejä kokousten suunnitteluun ja järjestämiseen.

Laadukkaalla kokouksella on selkeä suunnitelma ja hyvät järjestelyt. Hämmästyttävän suuri osa kokouksen vaikutuksesta syntyy ennen kuin koolle kutsuttu väki tapaa toisensa. Kokouksen suunnitteluun on tärkeää varata aikaa. Yksi tärkeimmistä viesteistä osallistujille on kokouspaikan valinta ja selkeä ennakkoviesti yhdessä vietetyn ajan tavoitteista.

Olennaista on kutsua oikeat ihmiset paikalle ja saada aikaiseksi sellaisia ratkaisuja ja päätöksiä, jotka vaikuttavat toimintaan pitkäjänteisesti. Kokouksen suunnittelu ja toteutus ovat väkevä viesti yrityksen organisaatiolle. Onnistuneet kokoukset sitouttavat henkilöstöä ja luovat yrityksen toiminnalle uutta arvoa.

Kokouksen ohjelman ja aikataulujen suunnittelu on onnistumisen perusta. Kokouksen vetäjän on tärkeää käyttää asiaan aikaa ja pyytää hyvissä ajoin kommentteja ennen ohjelman lukkoon lyöntiä ja julkaisemista.

• Viesti hyvissä ajoin etukäteen kokouksen aihe, ohjelma, tarkoitus ja tavoite.
• Kerro jokaiselle osallistujalle etukäteen missä roolissa hänet on kutsuttu paikalle.
• Muista varata aikaa myös vapaamuotoisempaan keskusteluun. Mikäli yövytte kokouspaikassa, illallisen ja vapaamman iltaohjelman merkitystä ei tule aliarvioida. 
• Varaa tärkeälle kokoukselle paikka, joka irrottaa osallistujat tutuista rutiineista. Uusi maisema auttaa ajattelemaan asioita uudella tavalla. Inspiroivat tilat antavat viestin siitä, että kokouksella ja siellä käytävillä keskusteluilla on yritykselle merkittävä arvo.
  
  

Laadukas viestintä kertoo kokouksen ja sen osallistujien merkityksestä. Hyvät olosuhteet antavat osallistujille mahdollisuuden näkökulmien avartumiseen, keskittymiseen, kuuntelemiseen ja yhteisten ajatusten rakentamiseen. Näin koolle kutsutulla väellä on mahdollisuus löytää yhteisiä ratkaisuja ja sitoutua päätöksiin. Laadukkaan kokouksen lopputuloksena on päätöksiin sitoutuneita ihmisiä, selkeä yhteinen suunta ja ymmärrys.

Billnäsin ruukki sijaitsee keskellä kaunista 400 vuotta vanhaan kulttuurimaisemaa. Ruukkialueen miljöö rauhoittaa kiireisen mielen, auttaa keskittymään ja antaa tilaa luovuudelle.

Nykyaikaiset, tyylikkäät ja inspiroivat tilat on tehty tärkeitä kohtaamisia varten. Tervetuloa!